Разделите постоянные области и конечные проекты
Работа, дом и обучение могут оставаться с вами долго, а переезд или подготовка выступления заканчиваются. Это разные типы группировки. Для небольшой коллекции достаточно папок по постоянным областям, внутри которых проекты обозначены в названиях заметок. При большом количестве параллельных проектов удобно выделять папку на каждый активный результат. Не пытайтесь одновременно сделать отдельную папку для каждой недели, каждого человека и каждого вида документа: одна запись начнёт подходить сразу в несколько мест.
Создавайте папку под повторяющуюся потребность
Новая категория оправдана, если вы уже несколько раз искали или собирали связанные записи. Одна мысль не требует отдельной папки. Сначала добавьте её в подходящую существующую область. Когда накопится самостоятельный набор материалов, выделите группу. Полезный критерий: вы можете закончить предложение «я открываю эту папку, когда…». Например, «готовлю занятия» понятнее, чем «разное полезное». Название должно отражать ситуацию использования, а не просто казаться аккуратным в меню.
Сделайте правила границ понятными
Для пересекающихся тем запишите одно короткое правило. Допустим, материалы о клиентском проекте хранятся в проекте, а общие приёмы общения — в рабочей справке. Если заметка одновременно подходит в две категории, выберите основное место и добавьте в текст пояснение. Не копируйте её автоматически: две версии быстро начинают расходиться. Ссылку на источник или название связанной записи хранить проще, чем регулярно сверять полный текст. Правила нужны только для реально возникающих сомнений, а не для гипотетических ситуаций.
Оставьте место для временно неразобранных записей
Папка входящих полезна, если у неё есть понятный срок разбора. Она позволяет быстро сохранить мысль, когда классификация отвлекает. Но она не должна становиться конечным местом для всего подряд. Просматривайте её в удобном ритме и переносите записи, когда становится ясно их назначение. Если несколько недель одна и та же запись не находит места, спросите, нужна ли она вообще. Иногда решение — удалить неактуальный фрагмент, а не придумать ещё одну постоянную категорию.
Проверяйте структуру поиском реальных материалов
Попробуйте найти заметку, к которой не обращались некоторое время. Если вы помните тему, но не понимаете, в какой папке она лежит, поправьте названия или принцип группировки. Перестраивать всё сразу не обязательно. Перенесите один проблемный набор, убедитесь, что стало понятнее, и только потом продолжайте. В «Моих Заметках» учитывайте лимиты выбранного тарифа: лучше иметь несколько полезных папок, чем заранее создавать десятки пустых категорий. После завершения проекта отдельно решите судьбу справочных материалов и выполненных списков.
Назначьте место для пограничной темы
Допустим, вы записали советы по подготовке презентаций для конкретного заказчика. Рабочий черновик относится к проекту, а общий вывод о структуре выступления может перейти в учебную справку после завершения. Не нужно выбирать идеальное место для обоих смыслов одновременно. Сначала сохраните материал там, где используете сейчас, затем выделите обобщаемую часть. Это естественное движение записи полезнее постоянного создания новых папок на пересечении старых.
